Por Daniel Raskin, director Comercial de Lakaut
El proceso de despapelización es complejo, profundo y atraviesa a varios estadíos dentro del sistema de las empresas. La introducción de la tecnología y sus diferentes instrumentos simplifican las labores administrativas disminuyendo sus costos y logística, eximiendo de trámites y diligencias burocráticas, evitando los depósitos innecesarios de documentación además de cooperar con el medioambiente gracias a la reducción en el uso del papel.
Pero para que la despapelización sea 100% efectiva, es necesario que todos los “papeles digitales” tengan ahora la misma validez que los “papeles físicos”, tales como los conocemos. En este caso, son las entidades certificantes las que comienzan a jugar un rol fundamental a la hora de componer un expediente digital, para que los mismos adquieran valor legal y no sean repudiables, siendo firmados digitalmente.
Es importante entender también que al cambiar una tecnología o paradigma, cambia con él la forma de trabajar: la burocracia tal como la conocemos fue creada bajo la tecnología papel y con ella todos los otros elementos que la componen como el marco regulatorio, por ejemplo. Para construir con éxito un nuevo “papel digital” que tenga validez es importante fomentar una mejor gestión desde el momento cero en el que se genera el documento: la totalidad del proceso debe ser gestado de manera digital de comienzo a fin.
Si bien liberarnos de la materialización puede costar en un principio, la despapelización es el futuro y que tarde o temprano llegará. Una vez instalada, no sólo brindará rapidez sino que también simplificará procesos y disminuirá la posibilidad de error humano, además de generar un almacenamiento mucho mayor en muy poco espacio; a diferencia de lo que ocurre hoy en día. Actualmente son muy pocas las compañías 100% digitales pero muchas han logrado comenzar con este proceso y consideramos que el número ascenderá en los próximos años.
Aunque este proceso acarrea un costo económico, es mucho mayor su beneficio y especialmente a largo plazo. La transformación digital es el futuro en tiempo presente y entender que no sólo beneficia al negocio sino que también implica una evolución de la estrategia y estructura de la compañía, hará que los directivos comiencen a mirar las tácticas empresariales con otros ojos, a fin de capitalizar los tiempos y técnicas de forma más eficiente.